Samenwerken met Ministeries van Buitenlandse Zaken (MOFA)

Cor Sjerps

27 augustus 2015
Orange Business Services

MoFA’s – Ministeries of Foreign Affairs, oftewel Ministeries van Buitenlandse Zaken, bestaan uit een groep organisaties die, wat communicatiemiddelen betreft, een wereldwijde reikwijdte nodig heeft. De rol die zij innemen bij het behartigen van de nationale belangen, vereist wereldwijde lokale aanwezigheid. Afhankelijk van de grootte van het thuisland, bestrijken de ambassades en consulaten van Europese MoFA’s tussen de 100 en 200 landen. Ze ondersteunen daarbij hun burgers die vanzelfsprekend, niet alleen in het betreffende land wonen en werken, maar over de hele wereld verspreid aanwezig zijn.

Veiligheid en betrouwbaarheid staan centraal, ook wanneer MoFA’s verbindingen leggen tussen ambassades en consulaten. Soms zitten ze op locaties waar moderne technologische en infrastructurele mogelijkheden nog vrij beperkt worden ondersteund; een uitdaging waar vele organisaties mee kampen. Dat in een tijd waarin we met z’n allen steeds meer van de beschikbare technologieën verwachten.

Wijze lessen van mondiale spelers pur sang

Niet alleen de afstand tussen ambassades en de capaciteiten van de lokale infrastructuur zorgen voor hiaten en de nodige IT-perikelen. Lokale wetgeving, beperkingen in de breedste zin van het woord, bedreigingen op het gebied van beveiliging, onbetrouwbare communicatielijnen, stroomuitval, politieke onrust en natuurrampen, zijn allemaal voorbeelden van zaken die het behoorlijk pittig maken om de communicatie en technologie efficiënt en effectief draaiende te houden. Sterker nog, in een onvoorspelbare omgeving is het ontwikkelen van innovatieve communicatie- en collaboratiemogelijkheden een flinke klus.

De complexiteit van de omgeving waar al die wereldwijde organisaties zich bevinden, vraagt om veilige, stabiele, real-time, collaboratieve en alomtegenwoordige netwerken. Moderne diplomaten moeten 24 uur per dag en 7 dagen per week in staat zijn om digitaal via mobiele apparaten naar keuze te kunnen communiceren, zonder beperkt te blijven tot de grenzen van hun ambassades. Daarnaast zijn er betrouwbare callcenterdiensten nodig en moeten burgers toegang krijgen tot gratis telefoonnummers wereldwijd, zodat ministeries consulaire steun en noodhulp kunnen verstrekken.

Terwijl veiligheid een absolute prioriteit is – denk bijvoorbeeld aan alle gevoelige informatie en persoonsgegevens die via de netwerken wordt uitgewisseld, zorgen de capaciteiten van het infrastructuur voor de nodige uitdagingen. Zo’n 25 procent van de locaties waar ambassades doorgaans gevestigd zijn, maken vanwege de slechte werking of zelfs het ontbreken van de lokale infrastructuur, gebruik van satellietverbindingen. Veilige hybride netwerken zijn essentieel voor geoliede verbindingen tussen de aangesloten locaties.

We werken inmiddels meer dan vijftien jaar samen met Europese ministeries zoals die in Oostenrijk, België, Frankrijk, Duitsland, Nederland, Noorwegen en Zweden. Ook buiten Europa worden een aantal MoFA’s door Orange Business Services bediend. Gezamenlijk wordt er gebouwd aan de bestaande netwerken en bieden we antwoorden op vraagstukken van ministeries. Kunnen leveren aan partijen met zulke specifieke eisen, vereist een gedegen ervaring in de volgende vier gebieden:

Directe en lokale ondersteuning

Tot op heden vallen ministeries vaak terug op IT-teams die vanuit hun belangrijkste kantoren werken. Om zaken zo goed mogelijk te laten verlopen, heeft directe en lokale ondersteuning echter de voorkeur, dus ter plaatse bij de betreffende ambassade. Verantwoordelijk opstellen, betekent dat altijd een team met experts hebben, die – los van mogelijke derde partijen – te alle tijde verantwoordelijk zijn voor relatiemanagement en de nodige ondersteuning om zo’n complex communicatienetwerk te beheren en in goede banen te leiden. Twee mooie kreten in dit verband: feet-on-the-street en ear-to-the-ground. Het team beschikt over zoveel kennis, dat de experts ook in staat zijn om zelfstandig door de wettelijke en regelgevende kwesties te navigeren.

Logistieke uitdagingen dienen zich aan de lopende band voor bij MoFA’s.

Projectplan op maat

Logistieke uitdagingen dienen zich aan de lopende band voor bij MoFA’s. Datzelfde geldt voor hun netwerken. Startpunt is dus het opstellen van een ijzersterk projectplan op maat, waarbij centrale regie en wereldwijde implementatie centraal staan.

Centrale regie komt voor wanneer communicatieracks vooraf geconfigureerd en getest worden, ten behoeve van nauwkeurigheid en snelheid van de installatie op de uiteindelijke locatie. Als dit gedaan is, worden de voor-geconfigureerde racks en VSAT-antennes in een diplomatieke levering verzonden. Hiermee wordt ervoor gezorgd dat er geen vertraging ontstaat en de afspraken rondom de tijdlijnen en acties worden nagekomen. De infrastructuur wordt dan wel als plug-and-play product binnengehaald, de implementatie bij de ambassade wordt echter ter plekke door een lokale engineer opgepakt en voltooid.

Afwijken van de norm

Doordat we in de afgelopen jaren behoorlijk toegewijd zijn geweest in de samenwerking met prominente overheidsorganisaties zoals dit soort ministeries, zijn er gelijktijdig een hoop kansen ontstaan voor de ontwikkeling van nieuwe oplossingen die derden in hun activiteiten kunnen ondersteunen.

Een voorbeeld: VSAT Emergency Kits bestaan uit draagbare antennes met Iridium of Inmarsat mobiele handsets. Die zijn ontworpen zodat diplomaten in noodsituaties kunnen blijven communiceren. Daarbij gebruiken zij veilige videoconferencing-diensten met lage bandbreedte, zodat zij aan kunnen sluiten bij de capaciteiten van een standaard ambassadenetwerk.

Leidend hierin, is erkennen dat specifieke communicatie- en netwerkoplossingen waar de ministeries om vragen, afwijken van de norm – voor zover in algemene zin over een norm gesproken kan worden uiteraard. Effectieve communicatie begint bij een gestandaardiseerde basisinfrastructuur, aangevuld met de ontwikkeling van specifieke producten op maat.

Krachtige en veilige hybride netwerken

Ondersteuning van het real-time multimediaverkeer via de netwerken, is van groot belang voor ministeries. Spraak- en videocommunicatie wordt efficiënt en veilig via netwerken mogelijk gemaakt, ongeacht welke partijen met elkaar in verbinding staan. Dit geldt dus ook voor lokale non-governmental organizations (NGO’s) of organisaties van andere ministeries. Krachtige en veilige hybride netwerken zijn daarbij een vereiste, met MPLS en internet gebaseerde infrastructuren, optimalisatie in WAN-verkeer en Application Performance Management (APM). Het voordeel is dat verkeersstromen tegelijkertijd inzichtelijk worden gemaakt en worden beheerd.

Een aantal wijze lessen van mondiale spelers pur sang. Bescheiden en gefundeerde inzichten delen, hoort bij de transparante tijdsgeest waarin innovatie en digitale transformatie overal om ons heen terug te vinden is. Die transparante attitude smaakt naar meer.

Cor Sjerps is principal consultant en MoFA-expert bij Orange Business Services